ExternalStaffingDesk_Logo

One Stop Inhuur Software

ExternalStaffingDesk_Logo

One Stop Inhuur Software

OneStopSourcing heeft samen met organisaties die regelmatig professionals inhuren ExternalStaffingDesk® inhuur software ontwikkeld. De nieuwste versie van deze software heet ‘esd.next’ en komt beschikbaar als ‘Software as a Service’ (SaaS). Dat is software die als een online dienst wordt aangeboden.

De esd.next software is gebaseerd op onze jarenlange ervaring met inhuur, sourcing en de administratieve en contractuele afwikkeling daarvan. Hierdoor stroomlijnt esd.next uw totale inhuurproces en brengt deze in lijn met wet- en regelgeving. esd.next biedt als unieke totaaloplossing, naast de administratieve tools, tevens een ATS en CRM in combinatie met een geavanceerde, gebruiksvriendelijke marktplaatsfunctionaliteit. Hiermee zet u opdrachten en vacatures uit en vindt, contracteert en beheert u professionals en leveranciers.

Via esd.next worden complexe inhuurvraagstukken voortaan eenvoudig opgelost. Zo stelt u contracten snel maar nauwkeurig op; wordt bewaren, terugvinden, accorderen en opvolgen van contracten een transparant en simpel proces; is tijd- en projectregistratie makkelijk online te realiseren, controleren en accorderen en zorgen dynamische dashboards en compliance functionaliteiten er voor dat u zeker kunt zijn van úw zaak. Met esd.next krijgt u grip op de totale inhuur binnen uw organisatie. Daarnaast bent u klaar voor de integrale benadering van uw human capital via ‘Total Workforce Management’, want ook hier is esd.next op voorbereid!

Dashboard & Rapportages

Het dashboard is een vertrekpunt van waaruit alle relevante onderdelen van esd.next snel kunnen worden gestart. Ook wordt een overzicht getoond van de status van voor de gebruiker relevante acties, taken, documenten, projecten, kandidaten en opdrachtgevers. Het dashboard is dynamisch en kan aangepast worden naar de wensen van de gebruiker.

Vanuit het dashboard kunnen ook overzichtelijke, aanpasbare rapportages worden gegenereerd over onder andere de flexibele schil van de organisatie, het inhuurproces, de projecten en opdrachten, leveranciers, kosten en opbrengsten. Denk bijvoorbeeld aan rapportages over de status van vacatures en opdrachten, compliance checks en uitgevoerde of vereiste acties per gebruiker, openstaande taken en reacties, doorlooptijden, succesrates en meer.





CRM, Customer Relationship Management

De Engelstalige benaming voor “klantrelatiebeheer”. Het CRM omvat alle CRUD-functies die nodig zijn voor het beheer van bijvoorbeeld professionals, teamleden, gebruikers, opdrachtgevers, bedrijfsonderdelen, contactpersonen en leveranciers. CRUD staat voor Create – het toevoegen van nieuwe gegevens; Read – opvragen van gegevens; Update – wijzigen van gegevens en Delete – het verwijderen van gegevens. Verder, staat deze functionaliteit in het teken van het registreren en opvolgen van events: activiteiten met datum, tijd, duur en eventueel een alert vooraf en achteraf voor de opvolging van een event. Denk hierbij aan onder andere:

  • Contact met in- of externe relaties registreren en opvolgen
  • Acquisitie; contact opbouwen met nieuwe relaties of deze (her-)activeren
  • Klantbezoeken bij interne of externe cliënten vastleggen en opvolgen
  • Genereren en verzenden van documenten, zoals offertes of kandidaat introducties

ATS, Applicant Tracking System

Het ATS omvat alle functionaliteiten die een opdracht- of werkgever nodig heeft om efficiënt opdrachten, vacatures, professionals en contactpersonen te beheren. Denk aan de mogelijkheid om:

  • opdrachten en vacatures aan te maken en deze te plaatsen op eigen site(s), social media, job boards en relevante portals
  • kandidaten te vinden en te matchen met opdrachten en vacatures op basis van overeenkomende kenmerken
  • professionals via gepersonaliseerde e-mails en andere (social) media te benaderen
  • kandidaten cv’s simpel via ‘drag & drop’ te importeren en hen te coderen om zo een eigen database met talent pools van professionals op te bouwen
  • ontvangen sollicitaties te verwerken, denk aan het uitnodigen of afwijzen van kandidaten
  • kandidaten snel en op maat met hun CV en profielschets bij cliënten voor te dragen
  • aanbiedingen aan geselecteerde professional(s) te genereren, vast te leggen en op te volgen




Contractmanagement

De contractmanagement functionaliteit bestaat uit de registratie van alle voorwaarden die aan een contract verbonden kunnen zijn en die door het systeem gebruikt moeten worden. Denk aan tarief, duur, facturabele eenheid en compliance regels zoals vereiste documenten of afschriften van diverse instanties en organisaties. Daarnaast is een belangijke functie uiteraard het genereren, opmaken, accorderen en opslaan van de juiste contracten met de betrokken partijen.

Voor zover dat niet is af te leiden van de bekende contractvoorwaarden, wordt de gebruiker via het beantwoorden van gerichte vragen ondersteund in het maken van de juiste keuzes. Deze keuzes bepalen vervolgens welk type contract, of welke contractonderdelen, van toepassing zijn. De template met de juiste onderdelen wordt geladen en alle gegevens die vanuit het systeem bekend zijn worden vervolgens voor-ingevuld. Het uiteindelijke contract of de contracten worden via een ‘token link’ digitaal verstuurd, waarmee het document met een druk op de knop gedownload en geaccordeerd kan worden. De contracten kunnen ook gedownload worden en van een ‘natte handtekening’ voorzien worden, waarna ze geüpload kunnen worden.

Compliance

Compliance is het voldoen aan de wettelijke regels voor inhuur van tijdelijk personeel en aan de regels die gesteld zijn door de inhurende organisatie zelf. Compliance regels kunnen in esd.next worden vastgelegd op verschillende niveaus, bijvoorbeeld als ‘defaults’. Dat zijn vaste, verplicht gestelde waarden die per contractsoort of per vooraf bepaalde situatie van toepassing zijn. Deze defaults zijn per opdrachtgever of per opdracht aanpasbaar. Het grootste gedeelte van de compliance functionaliteit bestaat uit het vergemakkelijken van de controle op de aanwezigheid en geldigheid van in bepaalde situaties verplichte documenten.

Basis onderdelen zijn bijvoorbeeld:

  • Vastleggen, aanpassen en verwijderen van default compliance regels op verschillende niveaus
  • De ondersteuning van on-boarding processen zodat professionals soepel van start kunnen bij hun nieuwe opdrachtgever
  • De controle op compliance per opdracht en cliënt: voorzien van automatische reminders en voorgestelde opvolgingsacties, de to-do’s




Tijdverantwoording

Alles wat nodig is voor een professional om zijn geleverde werk richting opdrachtgever te verantwoorden en te laten goedkeuren als basis voor het verzenden, ontvangen, verwerken en betalen of betaald krijgen van facturen.

De facturabele eenheden zijn aanpasbaar en worden vastgelegd bij het project en het gekoppelde contract. Een facturabele eenheid kan een uur zijn of een dagdeel, maar ook een resultaat als ‘website’ of ‘eerste fase’. Wat geregistreerd wordt, moet goedgekeurd worden en dient als basis voor het opmaken, administreren en verzenden van facturen en verrichten van betalingen of te ontvangen bedragen.

Administratie & Facturatie

esd.next bevat alle functies die nodig zijn voor:

  • Het automatisch genereren van facturen naar interne of externe opdrachtgevers of werkgevers naar aanleiding van geaccordeerde tijdeenheden en contractregels of naar aanleiding van een afgerond werving & selectie project
  • Verwerken en boeken van inkomende facturen van opdrachtnemers; handmatig of automatisch via XML feeds of andere koppelingen met boekhoudsoftware.
  • Dit maakt automatische ‘reverse billing’ mogelijk. Dat scheelt veel tijd in de verwerking en controle van facturabele eenheden omdat deze altijd overeenkomen met de eerder in het proces door de opdrachtgever geaccordeerde facturabele eenheden
  • Automatisch genereren van betalingen naar professionals of opdrachtnemers naar aanleiding van geaccordeerde tijdeenheden en contractregels




Professional & Leverancier Applicatie

Zowel zelfstandige professionals als leveranciers van professionals kunnen gratis en eenvoudig binnen uw esd.next omgeving hun eigen account aanmaken. Hiermee kunnen zij hun profiel en alle relevante items en activiteiten met betrekking tot hun opdrachten 24/7 online opvolgen en beheren.

Denk aan:

  • Uren schrijven, verzenden, (laten) beoordelen en accorderen
  • Een mobiele app die precies bijhoudt hoe lang een professional op een ingestelde locatie is, waardoor het registreren  van gewerkte uren niet makkelijker meer kan!
  • Reverse billing: op basis van goedgekeurde uren kan de professional of leverancier direct een factuur versturen.
  • Overeenkomsten (laten) accorderen of deze zelf ondertekenen
  • Documenten uploaden en downloaden
  • Reageren op actuele opdrachten en vacatures

Dashboard & Rapportages

Het dashboard is een vertrekpunt van waaruit alle relevante onderdelen van esd.next snel kunnen worden gestart. Ook wordt een overzicht getoond van de status van voor de gebruiker relevante acties, taken, documenten, projecten, kandidaten en opdrachtgevers. Het dashboard is dynamisch en kan aangepast worden naar de wensen van de gebruiker.
Vanuit het dashboard kunnen ook overzichtelijke, aanpasbare rapportages worden gegenereerd over onder andere de flexibele schil van de organisatie, het inhuurproces, de projecten en opdrachten, leveranciers, kosten en opbrengsten. Denk bijvoorbeeld aan rapportages over de status van vacatures en opdrachten, compliance checks en uitgevoerde of vereiste acties per gebruiker, openstaande taken en reacties, doorlooptijden, succesrates en meer.



CRM, Customer Relationship Management

De Engelstalige benaming voor “klantrelatiebeheer”. Het CRM omvat alle CRUD-functies die nodig zijn voor het beheer van bijvoorbeeld professionals, teamleden, gebruikers, opdrachtgevers, bedrijfsonderdelen, contactpersonen en leveranciers. CRUD staat voor Create – het toevoegen van nieuwe gegevens; Read – opvragen van gegevens; Update – wijzigen van gegevens en Delete – het verwijderen van gegevens. Verder, staat deze functionaliteit in het teken van het registreren en opvolgen van events: activiteiten met datum, tijd, duur en eventueel een alert vooraf en achteraf voor de opvolging van een event. Denk hierbij aan onder andere:

  • Contact met in- of externe relaties registreren en opvolgen
  • Acquisitie; contact opbouwen met nieuwe relaties of deze (her-)activeren
  • Klantbezoeken bij interne of externe cliënten vastleggen en opvolgen
  • Genereren en verzenden van documenten, zoals offertes of kandidaat introducties

 



ATS, Applicant Tracking System

Het ATS omvat alle functionaliteiten die een opdracht- of werkgever nodig heeft om efficiënt opdrachten, vacatures, professionals en contactpersonen te beheren. Denk aan de mogelijkheid om:

  • opdrachten en vacatures aan te maken en deze te plaatsen op eigen site(s), social media, job boards en relevante portals
  • kandidaten te vinden en te matchen met opdrachten en vacatures op basis van overeenkomende kenmerken
  • professionals via gepersonaliseerde e-mails en andere (social) media te benaderen
  • kandidaten cv’s simpel via ‘drag & drop’ te importeren en hen te coderen om zo een eigen database met talent pools van professionals op te bouwen
  • ontvangen sollicitaties te verwerken, denk aan het uitnodigen of afwijzen van kandidaten
  • kandidaten snel en op maat met hun CV en profielschets bij cliënten voor te dragen
  • aanbiedingen aan geselecteerde professional(s) te genereren, vast te leggen en op te volgen


Contractmanagement

De contractmanagement functionaliteit bestaat uit de registratie van alle voorwaarden die aan een contract verbonden kunnen zijn en die door het systeem gebruikt moeten worden. Denk aan tarief, duur, facturabele eenheid en compliance regels zoals vereiste documenten of afschriften van diverse instanties en organisaties. Daarnaast is een belangijke functie uiteraard het genereren, opmaken, accorderen en opslaan van de juiste contracten met de betrokken partijen.

Voor zover dat niet is af te leiden van de bekende contractvoorwaarden, wordt de gebruiker via het beantwoorden van gerichte vragen ondersteund in het maken van de juiste keuzes. Deze keuzes bepalen vervolgens welk type contract, of welke contractonderdelen, van toepassing zijn. De template met de juiste onderdelen wordt geladen en alle gegevens die vanuit het systeem bekend zijn worden vervolgens voor-ingevuld. Het uiteindelijke contract of de contracten worden via een ‘token link’ digitaal verstuurd, waarmee het document met een druk op de knop gedownload en geaccordeerd kan worden. De contracten kunnen ook gedownload worden en van een ‘natte handtekening’ voorzien worden, waarna ze geüpload kunnen worden.



Compliance

Compliance is het voldoen aan de wettelijke regels voor inhuur van tijdelijk personeel en aan de regels die gesteld zijn door de inhurende organisatie zelf. Compliance regels kunnen in esd.next worden vastgelegd op verschillende niveaus, bijvoorbeeld als ‘defaults’. Dat zijn vaste, verplicht gestelde waarden die per contractsoort of per vooraf bepaalde situatie van toepassing zijn. Deze defaults zijn per opdrachtgever of per opdracht aanpasbaar. Het grootste gedeelte van de compliance functionaliteit bestaat uit het vergemakkelijken van de controle op de aanwezigheid en geldigheid van in bepaalde situaties verplichte documenten.

Basis onderdelen zijn bijvoorbeeld:

  • Vastleggen, aanpassen en verwijderen van default compliance regels op verschillende niveaus
  • De ondersteuning van on-boarding processen zodat professionals soepel van start kunnen bij hun nieuwe opdrachtgever
  • De controle op compliance per opdracht en cliënt: voorzien van automatische reminders en voorgestelde opvolgingsacties, de to-do’s


Tijdverantwoording

Alles wat nodig is voor een professional om zijn geleverde werk richting opdrachtgever te verantwoorden en te laten goedkeuren als basis voor het verzenden, ontvangen, verwerken en betalen of betaald krijgen van facturen.

De facturabele eenheden zijn aanpasbaar en worden vastgelegd bij het project en het gekoppelde contract. Een facturabele eenheid kan een uur zijn of een dagdeel, maar ook een resultaat als ‘website’ of ‘eerste fase’. Wat geregistreerd wordt, moet goedgekeurd worden en dient als basis voor het opmaken, administreren en verzenden van facturen en verrichten van betalingen of te ontvangen bedragen.



Administratie & Facturatie

ESDNext bevat alle functies die nodig zijn voor:

  • Het automatisch genereren van facturen naar interne of externe opdrachtgevers of werkgevers naar aanleiding van geaccordeerde tijdeenheden en contractregels of naar aanleiding van een afgerond werving & selectie project
  • Verwerken en boeken van inkomende facturen van opdrachtnemers; handmatig of automatisch via XML feeds of andere koppelingen met boekhoudsoftware.
  • Dit maakt automatische ‘reverse billing’ mogelijk. Dat scheelt veel tijd in de verwerking en controle van facturabele eenheden omdat deze altijd overeenkomen met de eerder in het proces door de opdrachtgever geaccordeerde facturabele eenheden
  • Automatisch genereren van betalingen naar professionals of opdrachtnemers naar aanleiding van geaccordeerde tijdeenheden en contractregels


Professional & Leverancier Applicatie

Zowel zelfstandige professionals als leveranciers van professionals kunnen gratis en eenvoudig binnen uw ESDNext omgeving hun eigen account aanmaken. Hiermee kunnen zij hun profiel en alle relevante items en activiteiten met betrekking tot hun opdrachten 24/7 online opvolgen en beheren.

Denk aan:

  • Uren schrijven, verzenden, (laten) beoordelen en accorderen
  • Een mobiele app die precies bijhoudt hoe lang een professional op een ingestelde locatie is, waardoor het registreren  van gewerkte uren niet makkelijker meer kan!
  • Reverse billing: op basis van goedgekeurde uren kan de professional of leverancier direct een factuur versturen.
  • Overeenkomsten (laten) accorderen of deze zelf ondertekenen
  • Documenten uploaden en downloaden
  • Reageren op actuele opdrachten en vacatures


Wilt u meer grip op uw externe inhuur en uw organisatie nog beter faciliteren met onze unieke totaaloplossing?
Neem gerust contact met ons op, we denken graag met u mee!